Hoewel de Verordening inzake de erkenning van openbare documenten tussen lidstaten van de Europese Unie al sinds 15 augustus 2016 van kracht is, wordt deze pas sinds 16 februari 2019 toegepast.
Door de toepassing van de Verordening, die in alle opzichten verplicht is en in alle lidstaten direct toepasbaar is, wordt het vrije verkeer van bepaalde openbare documenten bevorderd.
Krachtens de verordening wordt een aantal bureaucratische procedures afgeschaft
• De verplichting van het waarmerk (de apostille) vervalt. Openbare documenten (bijvoorbeeld een geboorteakte, een notariële huwelijksakte, een rechterlijke beslissing) en voor eensluidend gewaarmerkte afschriften daarvan die door de autoriteiten van een EU-land zijn afgegeven, moeten door de autoriteiten van een ander EU-land als authentiek worden aanvaard, zonder dat er een apostille nodig is.
De procedure met apostille houdt in dat er op een openbaar document, of een verlenging daarvan, een Apostille of aantekening wordt geplaatst als bewijs van de echtheid van de handtekening op openbare documenten die zijn afgegeven in een van de landen die zijn aangesloten bij het Verdrag van Den Haag, van 5 oktober 1961, tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten die geldig zijn in een ander land dat is aangesloten bij dit Verdrag.
Documenten die zijn afgegeven in een van de bij het Verdrag aangesloten landen en die zijn voorzien van een Apostille, moeten in een ander aangesloten land dus als authentiek worden aanvaard, zonder dat daar een ander waarmerk voor nodig is.
• De verplichting voor burgers om tegelijkertijd een origineel openbaar document en een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift ervan te overleggen, wordt afgeschaft; wanneer een EU-land de overlegging van een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift van een openbaar document in plaats van het origineel toestaat, moeten de autoriteiten van dat land een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift aanvaarden dat is gemaakt in het EU-land waar het openbaar document is afgegeven;
• ingevolge de Verordening wordt de verplichting voor burgers afgeschaft om een vertaling van hun openbaar document te verstrekken; indien het openbaar document niet is opgesteld in een van de officiële talen van het EU-land dat het document aanvraagt, kunnen burgers bij de autoriteiten een meertalig modelformulier aanvragen, dat in alle EU-talen beschikbaar is; dit kan aan hun openbaar document worden gehecht teneinde vertaalwerk te vermijden; wanneer een burger een openbaar document samen
met een meertalig modelformulier overlegt, kan de ontvangende autoriteit alleen in uitzonderlijke omstandigheden een vertaling van het openbaar document verlangen; aangezien niet alle meertalige modelformulieren in alle EU-landen worden afgegeven, kunnen burgers hier nagaan welke modelformulieren in hun EU-land worden afgegeven;
• indien de autoriteiten van het ontvangende EU-land een gewaarmerkte vertaling van het door de burger overgelegde openbaar document verlangen, moeten zij een gewaarmerkte vertaling aanvaarden die in een EU-land is gemaakt.
waarborgen tegen vervalste openbare documenten
• Indien een ontvangende autoriteit gegronde twijfel heeft over de authenticiteit van een aan haar overgelegd openbaar document, zal zij bij de autoriteit van afgifte in het andere EU land de authenticiteit ervan kunnen nagaan via het bestaande IT-platform, het Informatiesysteem Interne Markt – IMI).
Op welke openbare documenten heeft de verordening betrekking?
Belangrijk om te vermelden is dat de verordening betrekking heeft op de echtheid van openbare documenten, maar geen garantie is dat de rechtsgevolgen ervan ook worden erkend in een ander EU-land. De erkenning van de rechtsgevolgen van een openbaar document blijft afhankelijk van de nationale wetgeving van het EU-land waar de burger het document indient.
Onder “openbare documenten” worden documenten verstaan die zijn afgegeven door een openbare instantie, zoals:
• documenten die zijn afgegeven door een rechterlijke autoriteit of een rechterlijke functionaris;
• administratieve stukken;
• notariële akten;
• op onderhandse stukken geplaatste officiële verklaringen;
• diplomatieke en consulaire documenten.
Dit betekent dat de Spaanse overheid geen apostille kan eisen bij een openbaar document dat is afgegeven in een andere lidstaat van de Europese Unie, mits het doel van dat document te maken heeft met de volgende zaken:
• geboorte;
• in leven zijn;
• overlijden;
• naam;
• huwelijk (daaronder begrepen de bekwaamheid om te huwen en de huwelijkse staat); • echtscheiding, scheiding van tafel en bed en nietigverklaring van het huwelijk;
• geregistreerd partnerschap (daaronder begrepen de bekwaamheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan en de status van geregistreerd partnerschap);
• ontbinding van een geregistreerd partnerschap, scheiding van tafel en bed of nietigverklaring van een geregistreerd partnerschap;
• afstamming;
• adoptie;
• woon- en/of verblijfplaats;
• nationaliteit;
• afwezigheid van een strafblad;
• het actief en passief kiesrecht bij gemeenteraadsverkiezingen en verkiezingen voor het Europees Parlement.
Let op: De inhoud van dit artikel is puur informatief. Elk geval dient apart te worden bestudeerd, met inachtneming van de op dat moment geldende regelgeving. Bron: Europees e-justitieportaal
Neem geen risico’s, neem altijd contact op met een advocaat. Alle praktiserende advocaten in Spanje moeten ingeschreven zijn bij een orde van advocaten. Voor uw veiligheid kunt u dit controleren op: https://www.abogacia.es/ servicios…/censo-de-letrados/
Nathalie Zanolie
Advocaat (ingeschreven bij de Orde van Advocaten van Tenerife met registratienummer 3.033 – Ilustre Colegio de Abogados de Santa Cruz de Tenerife ICATF).
https://www.facebook.com/advocaattenerifenathaliezanolie/
Woordenlijst van het artikel van deze maand
Apostilla: Apostille
Actas notariales: Notariële Akten
Divorcio: Echtscheiding
Nacimiento: Geboorte
Filiación: Afstamming
